Registro dell’anagrafica condominiale e dati relativi alla sicurezza.
Con l’entrata in vigora della Legge 220/2012, sono sorte per l’Amministratore ulteriori incombenze dovute alla tenuta e custodia di alcuni registri obbligatori per i condomini.
Il Registro dell’anagrafica condominiale è uno dei nuovi documenti che l’Amministratore deve custodire o se mancante, predisporlo (punto 6 dell’Art. 1130 del Cod. Civ.).
Per ottemperare alla costituzione del registro dell’anagrafica condominiale l’Amministratore dovrà inviare, a tutti i condomini, una scheda di richiesta/aggiornamento dati.
Deve informare gli stessi condòmini che ogni variazione dei dati deve essergli comunicata per iscritto entro 60 giorni dall’avvenuta variazione, per tenere sempre aggiornato il registro di anagrafica condominiale, fermo restando che non è tenuto ad effettuare costanti attività investigative presso i pubblici registri per mantenere aggiornata l’anagrafe condominiale (Sentenza Tribunale di Roma n° 8310/2019).
Qualora un Condòminio dovesse locare la sua unità immobiliare, ha l’obbligo di comunicare entro 30 giorni all’Amministratore i dati del conduttore e dei soggetti aventi diritti reali sulla stessa unità.
In caso di omessa o incompleta comunicazione da parte di tutti i titolari di diritti reali l’Amministratore, per ovviare alla non ottemperanza dei condòmini, deve inviare una lettera di sollecito raccomandata che gli permetta di ottenere i dati mancanti ed aggiornare il registro.
Decorsi 30 giorni l’Amministratore può acquisire tutte le informazioni necessarie per l’aggiornamento del registro dell’anagrafe condominiale, addebitandone il costo ai responsabili.
La scheda da inviare ai condomini per istituire o aggiornare il registro dell’anagrafica condominiale dovrà contenere:
• le generalità di tutti i condomini, degli usufruttuari, con i relativi codici fiscali;
• la residenza ed il domicilio dei sopraelencati soggetti;
• tutti gli eventuali numeri telefonici, e-mail, ecc.
• se l’unità immobiliare è locata, anche i dati del conduttore;
• in caso di comunione, i riferimenti del rappresentante della comunione;
• i dati catastali di ogni singola unità immobiliare, ecc.
L’Amministratore periodicamente deve richiedere a tutti i condomini se vi sono state o meno variazioni su ogni singola unità immobiliare, in particolare ad ogni rinnovo del mandato o in caso di lavori che prevedano eventuali sgravi fiscali, ed a chi certificare la detrazione da comunicare poi, in via telematica, all’Agenzia delle Entrate.
Le cose si complicano per l’Amministratore di condominio quando il condòmino è un TRUST; per TRUST si indica un istituto giuridico di origine anglosassone che ha, come finalità, quella di separare dal patrimonio di un soggetto alcuni beni per il perseguimento di specifici interessi a favore di determinati beneficiari o per il raggiungimento di un determinato scopo, attraverso il loro affidamento e la loro gestione a una persona “trustee”. Quest’ultima, che ne diventa l’unico titolare dei relativi diritti, sarà di difficile individuazione a causa della natura dell’Istituto.
L’istituto del “TRUST”, pur non essendo disciplinato in modo specifico da alcuna norma di diritto italiano, è considerato come “legittimo” in virtù della ratifica da parte dell’Italia della Convenzione dell’Aja del 1985, entrata in vigore il 1 gennaio 1992.
Oltre ai dati sopra menzionati, il registro dell’anagrafica condominiale si compone di tutti quegli atti inerenti la sicurezza del condominio e quindi, anche di tutta la documentazione riguardante le manutenzioni e verifiche periodiche degli impianti.
Appare ovvio che i dati progettuali dell’edificio e tutti gli elaborati grafici devono essere parte integrante del registro di anagrafica condominiale.
Non si può ignorare che l’articolo 1130 del Cod. Civ., con il quale si istituisce il registro di anagrafica condominiale, è un articolo derogabile, pertanto, qualora un regolamento condominiale di qualsiasi natura deroghi a tale norma, bisognerà adottare quanto previsto dallo stesso.
Molti amministratori e condòmini non comprendono l’importanza del registro dell’anagrafica condominiale e tendono a sottovalutare l’opportuno aggiornamento che, oltre ad essere grave motivo per la revoca dell’Amministratore (Art. 1129 Cod. Civ.), può mettere a repentaglio la vita di molte persone e la difficoltà di gestire eventuali emergenze anche in occasione di calamità naturali e non.
