Piattaforma software gestionale: l’ausilio informatico dello studio

L’aiuto più concreto ed immediato per lo studio di amministrazione condominiale, per quanto riguarda l’informatica, è rappresentato dal software gestionale, ancora meglio se è una piattaforma gestionale. Quali sono le differenze?

Il software gestionale

È il programma pensato per l’operatività specifica dell’amministratore di condominio. Ne esistono di diversi, tutti dispongono delle funzioni più comuni come ad esempio:

A questa base possono essere aggiunte altre funzioni, applicati criteri contabili differenti, programmi dedicati ad un utilizzo specifico (personalizzazioni). Oltre a queste considerazioni, è importante sottolineare che alcuni software possono essere più adatti ad certe tipologie di studio, non a tutte. Ad esempio, soprattutto quelli installati in locale, spesso subiscono rallentamenti importanti all’aumentare dei dati inseriti e dei condomini amministrati.

Altri software

Al gestionale sovente si associano altri software per integrare le funzioni ritenute utili al lavoro dell’amministratore. Dai più banali programmi per i servizi di posta elettronica, a quelli per invii di comunicazioni con sistemi alternativi quali messaggistica, chat o postalizzatori.

Sul mercato esistono programmi dedicati alla gestione delle manutenzioni, delle assemblee, del portale condomini, ecc. Tutti questi difficilmente possono dialogare tra loro, diventa quindi necessario aggiornare separatamente il loro data base per allinearlo alle variazioni avvenute in condominio, ad esempio a seguito di un subentro.

Oltre ad un ulteriore carico di lavoro esiste il rischio che, in mancanza di un allineamento dei dati, si possa inviare una comunicazione ad una persona sbagliata, costituendo un serio problema di privacy.

Piattaforma software gestionale

Si definisce in questo modo un sistema che integra tutti questi programmi, in modo che il data base sia unico e possa alimentare tutte le funzioni descritte. Il vantaggio è costituito da una maggiore efficienza, sicurezza e semplicità d’utilizzo.

Rispetto al software gestionale, la piattaforma gestionale dedicata specificatamente agli amministratori di condominio, decisamente meno comune data la sua complessità, consente un livello di controllo più efficace e rappresenta un investimento vantaggioso per i professionisti del settore.

È essenziale che disponga di aggiornamenti frequenti, un buon servizio di assistenza e completa il quadro una disponibilità nella formazione per un utilizzo completo.

Adozione della piattaforma gestionale

La decisione di adottare o cambiare software gestionale è un passo importante e complesso che va affrontato con consapevolezza ed il supporto dei consulenti della software house.

Non è possibile passare da un gestionale ad un altro immediatamente. Si dovrà prevedere un periodo necessario per l’attivazione completa di tutte le funzioni. È importante efficientare il più possibile il processo.

Prima di qualsiasi movimentazione, è pressoché necessario controllare i dati acquisiti, sia che vengano tramite un file di passaggio consegne che da transcodifica. Anche se l’acquisizione del dato è avvenuta correttamente, non è detto che anche alla fonte siano assenti errori. Diventa importante che la piattaforma gestionale consenta di eseguire controlli incrociati per rilevare errori formali.

Approfondimenti