Amministratore condominiale e adeguamento privacy
“Amministrazione condominiale e adeguamento privacy”
A seguito di un quesito da parte di un Ns. Associato su “Amministrazione condominiale e adeguamento privacy”, si ritiene utile, per la rilevanza della questione, fornire un chiarimento di carattere generale.
Amministrare un condominio comporta necessariamente un “trattamento” di “dati personali” sia relativi ai condomini che a tutti quei soggetti terzi che ruotano intorno al condominio (per le rispettive definizioni si veda art. 4, n. 2 e 1, GDPR n. 679/2016).
Ne consegue che l’Amministratore deve ottemperare (anche, e tra le altre) alla normativa in materia di protezione dei dati personali (attualmente il citato GDPR n. 679/2016 e il D.Lgs. n. 196/2003 e s.m.i.).
Come deve farlo ?
In sintesi, e facendo riferimento ad una situazione tipo, possiamo suddividere il “trattamento” di dati personali ad opera di un Amministratore in tre fasi: la prima, di acquisizione dei dati (ad esempio, dopo la propria nomina, con il c.d. passaggio delle consegne e successivo controllo, revisione e aggiornamento del registro di anagrafe condominiale di cui all’art. 1130, n. 6, cod. civ.); la seconda, coincidente con la durata dell’incarico, nella quale avverrà il trattamento vero e proprio dei dati personali; la terza, a seguito della cessazione del suo mandato, nella quale dovrà provvedere – dopo il c.d. passaggio delle consegne al suo successore e salvo casi particolari – alla “cancellazione” di ogni dato personale dei condomini.
Quali sono le regole da seguire ?
Tra le più significative vi segnalo l’art. 5 del citato GDPR che racchiude i principi più importanti da rispettare [in sintesi: i dati da trattare devono essere solo quelli necessari all’espletamento dell’incarico; possono essere utilizzati solo a tal fine; non possono essere ceduti o comunicati a terzi se non nei casi consentiti; devono essere corretti ed aggiornati e, soprattutto, deve essere garantita la loro sicurezza].
In linea di massima non è necessario avere il consenso dell’interessato: il trattamento avviene infatti (c.d. base giuridica) in esecuzione di un contratto e/o per ottemperare ad obblighi di legge (per “categorie particolari di dati personali”, ad esempio quelli di carattere sanitario, è necessario acquisire preventivo ed espresso consenso al trattamento). Per quanto attiene alla c.d. Informativa (contenente i diritti dell’interessato ed altro), si può fornire anche in maniera generalizzata (allegandola, ad esempio, ad un avviso di convocazione di Assemblea, pubblicandola sul proprio sito internet o su quello del condominio se attivato, etc.).
Ma tale “adeguamento” della propria attività alla normativa in questione, l’Amministratore può delegarla a terzi (ad esempio, previo corrispettivo, a società specializzate) e, nel caso, su chi grava il relativo costo ?
Sul punto si ritiene poter affermare quanto segue.
Nulla questio se l’Assemblea condominiale delibera espressamente e preventivamente [ad esempio in sede di nomina dell’Amministratore; in sede di approvazione del preventivo di gestione previa apposita indicazione nella Nota esplicativa; a seguito di approvazione di espresso punto all’O.d.G.] una voce di spesa in argomento; in tal caso l’Amministratore stipulerà un contratto per il “servizio di protezione dei dati personali” che riguarderà, ovviamente, i dati di tale solo condominio.
In difetto, il rispetto delle varie prescrizioni dovrebbe rientrare comunque nelle attribuzioni dell’Amministratore: se ci pensate, molti dei doveri esplicitati nel GDPR ribadiscono delle obbligazioni già presenti nella disciplina del Codice civile (l’Amministratore, ad esempio, è sempre stato responsabile dei dati e documenti dei condomini). In tal caso sarà, più in generale, l’intero Studio dell’Amministratore (comprensivo di eventuali collaboratori) che dovrà essere in regola con la normativa di riferimento.
A tal fine la Modulistica più importante (Informativa, modulo per il consenso, lettere di nomina degli incaricati al trattamento), la trovate gratuitamente sul sito dell’Associazione (così come sul sito del Garante per la privacy trovate molto materiale esplicativo sempre a titolo gratuito).
Resta salva, per situazioni particolarmente complesse, l’utilità per l’Amministratore di affidarsi a soggetti terzi (società o professionisti).
Avv. Arnaldo Del Vecchio
