Le figure del presidente e del segretario nell’assemblea di condominio

L’assemblea, per le sue attribuzioni, è l’organo volitivo e quindi deliberante del condominio. Soltanto a lei, regolarmente convocata e costituita, sono demandate le deliberazioni che regolano la vita dello stesso condominio.
In assemblea si può deliberare solo ed esclusivamente sugli argomenti che riguardano le parti comuni dell’edificio (non sulle singole unità immobiliari) e sugli argomenti che sono posti all’ordine del giorno della convocazione della stessa assemblea.
Qualsiasi delibera o decisione presa al di fuori dell’assemblea è nulla.
L’assemblea è composta da tutti i proprietari delle unità immobiliari (Condomini), dai titolari del diritto reale di Usufrutto (Usufruttuari) e dai loro delegati.
Ad essa possono intervenire anche eventuali inquilini convocati dai rispettivi condomini ma senza diritto di voto (infatti godono di tale diritto solo se portatori di delega data dal condomino titolare dell’unità immobiliare a loro locata).
Con il nuovo ordinamento giuridico la delega deve essere fatta obbligatoriamente per iscritto. Ulteriori limiti sono fissati nell’Art. 67 delle Disp. di Att. del Cod. Civ. (Norma inderogabile)
Chi convoca l’assemblea, sia esso amministratore o condomino, per quanto concerne la convocazione della stesa, deve ottemperare a quanto prescritto da molti articoli del codice civile ed in particolare a quanto sancito dall’Art. 66 delle Disp. di Att. ed ai dettami dell’Art. 1135 per le attribuzioni dell’assemblea.
Sia essa ordinaria o straordinaria, l’assemblea deve tener conto sempre dei quorum costitutivi e deliberativi sanciti dall’Art. 1136 del Cod. Civ. (Vedi calcolo quorum su questo sito).
L’amministratore in base al punto 6 dell’Art. 1130 è tenuto alla custodia del “Registro Verbali delle Assemblee” al quale devono essere allegati il o i regolamento/i di condominio e le relative tabelle millesimali. L’amministratore, prima dell’inizio dell’assemblea, deve consegnare, al presidente unitamente alla distinta delle convocazioni ed al contenuto delle stesse, il su citato registro e tutto quanto sia indispensabile per poter consapevolmente deliberare su tutti i punti posti all’ordine del giorno.
Con l’entrata in vigore della legge 220/2013, è stata soppressa la figura del presidente dell’assemblea prima riportata nel 2° comma dell’Art. 67 delle Disp. di Att. Si potrebbe pensare che questa figura, essendo stata eliminata, non sia più necessaria, essa costituisce invece, la garanzia di una corretta e democratica gestione della riunione. Si consiglia, pertanto, se non previsto da un regolamento di condominio, di porre al primo punto dell’O.d.g. dell’assemblea condominiale, la nomina del Presidente dell’assemblea.
Presidente può essere nominato solo un avente diritto alla convocazione ed al voto, pertanto, è escluso che possa essere l’amministratore di condominio a meno che esso non sia anche condomino e che ciò non sia vietato dal regolamento del condominio.
Quali sono le funzioni ed i poteri del presidente di una assemblea condominiale?
Per prima cosa deve far riferimento al regolamento del condominio, che potrebbe disciplinarne compiti ben precisi, altrimenti si demanda all’assemblea stessa.
In linea di massima, i compiti del presidente sono i seguenti:
1. Controllare la validità della costituzione dell’assemblea, verificando che tutti gli aventi diritto siano stati regolarmente convocati dall’amministratore nei modi richiesti dal Cod. Civ. e nei giusti termini come sancito dall’ultimo comma dell’Art.1136 del Cod. Civ. e dall’Art. 66 delle Disp. Di Att. (entrambe le norme sono inderogabili)
2. Che le eventuali deleghe siano valide in base ai dettami dell’Art. 67 delle Disp di Att. 1° comma e che il numero dei presenti consenta di raggiungere il numero legale per deliberare.
3. In particolare verifica che vi sia la maggioranza delle teste necessaria per la regolare costituzione dell’assemblea (quorum costitutivo) e contemporaneamente la somma dei millesimi riferiti alle varie unità immobiliari dello stabile. Si rammenta che il nostro ordinamento giuridico prevede sempre una doppia maggioranza per garantire la democraticità delle delibere.
4. Dopo ogni singola votazione controlla che il numero delle teste e dei millesimi raggiunti consentono di ritenere approvata o meno la decisione (quorum deliberativo). Deve infatti verificare non solo il numero delle teste e dei millessimi di chi ha votato a favore, ma anche dei dissenzienti e degli astenuti. Il voto, dovrà essere espresso su di una proposta concreta e chiaramente formulata. Il presidente ne verificherà il risultato prendendo nota dei nominativi e delle scelte operate da ciascuno, decisione che riporterà nel verbale con i nominativi e le relative quote millesimali.
5. È chiamato a moderare le discussioni che avvengono in assemblea consentendo a tutti la possibilità d’intervenire nel dibattito e stabilendone la durata.
6. Garantisce, ad ognuno la possibilità di esprimere le proprie ragioni su tutti i punti posti in discussione all’ordine del giorno al fine di giungere ad una formazione della volontà assembleare.
7. Controllare che vengano verbalizzati sia l’arrivo di eventuali condomini che intervengono alla riunione dopo l’apertura dell’assemblea e sia chi si allontani prima della chiusura della stessa.
8. Al termine di ogni punto discusso, dovrebbe far rileggere al segretario quanto verbalizzato. Se il verbale non dovesse essere riletto dopo ogni punto discusso, lo si dovrebbe almeno rileggere alla fine della riunione, prima di apporre la firma, la data e l’ora di chiusura dell’adunanza, per verificare se si è redatto o no un corretto processo verbale.
Si desume, quindi, che la nomina a Presidente dell’assemblea non è una carica onorifica o di mera rappresentanza, pertanto non dovrebbe essere assegnata e ricoperta con superficialità, ma valutando molto bene le capacità e la competenza di chi dovrà ricoprirla.
Non è necessaria la partecipazione dell’amministratore all’assemblea, ma è consigliabile la sua presenza, sopratutto per fornire un valido supporto di verifica al presidente nelle funzioni preliminari in virtù dell’anagrafe condominiale in suo possesso.
Il presidente viene eletto dall’assemblea, mentre, come si evince, per similitudine con le assemblee societarie, non sono gli intervenuti, ma il presidente che nomina, quale segretario una persona di sua fiducia.
Può essere nominato segretario sia un condomino e sia un usufruttuario o un loro delegato purché munito di delega scritta. Non è chiaro se l’amministratore possa svolgere anche la funzione di segretario. Secondo alcuni, si tratta di una soluzione sconsigliabile, anche se in molti regolamenti di condominio ciò è permesso.
Il compito principale del segretario è quello di redigere il verbale dell’assemblea così come gli viene dettato dallo stesso presidente.
Il verbale, deve contenere la volontà espressa dai condomini, che si sono riuniti in assemblea. Va redatto in maniera chiara e leggibile, perché sarà, in un immediato futuro, inviato a tutti gli assenti che hanno il diritto di conoscere ciò che è stato discusso e deliberato in assemblea.
Ha, infatti, valore di prova è può dare modo, ai condomini che non sono d’accordo con il deliberato, di impugnare l’assemblea o solo alcuni punti della stessa in base all’Art. 1137 del Cod. Civ.
Il verbale datato, letto, chiuso e firmato, non può più essere variato se non per errori materiali o di calcolo e la correzione deve essere sottoscritta sia dal presidente e sia dal segretario ed essere effettuata in modo da risultare comunque leggibile.
Gli eventuali allegati che fanno parte integrante del verbale, devono anche essi essere siglati da entrambi.
Il suddetto verbale deve riportare, inoltre, l’ora di scioglimento e chiusura dell’assemblea.
I compiti del presidente e del segretario, si concludono con il termine dell’adunanza e la sottoscrizione del verbale che viene riconsegnato all’amministratore.